Hoe een online bijeenkomst voor meer betrokkenheid zorgt

Een tijd terug hebben wij een werk aangenomen in Winsum in de provincie Groningen. We starten daar binnenkort met de bouw van een brug en de reconstructie van de Trekweg naar Onderdendam. Het werk op zichzelf is niet heel bijzonder te noemen. De voorbereiding en de uitvoering van de communicatie met de omgeving is dat wel.

Wat wij belangrijk vinden in onze projectcommunicatie richting de omgeving is persoonlijk contact en een heldere, duidelijke informatievoorziening. Gemakkelijk taalgebruik zonder vaktermen die voor iedereen te begrijpen is. Waar wij normaal gesproken een informatieavond zouden organiseren is dat momenteel niet mogelijk. Om die reden hebben een gelijkwaardige alternatieven gekozen om toch in contact te komen met de omgeving van het project.

Bewonersbrieven persoonlijk langsbrengen

Zoals genoemd vinden wij persoonlijk contact en communicatie belangrijk. Wanneer er een gezicht bij een naam bekend is en er al een keer een kort gesprek of contact is geweest is de drempel om weer contact op te nemen lager. Daarom zijn uitvoerder Geert Drost en omgevingsmanager Imgriet Hulst persoonlijk langs de bewoners en bedrijven in Munster, Lombok en een gedeelte van de Trekweg naar Onderdendam gegaan. Ze hebben daar de eerste bewonersbrief met daarbij de uitnodiging voor de online informatieavond persoonlijk overhandigd. Dit werd zeer positief ontvangen.

Online informatieavond

Het tweede aspect is een informatieavond. Normaal gesproken een uitgelezen moment om in contact te komen met de omgeving en te horen wat er speelt. Nu is er gekozen voor een online interactieve bijeenkomst. Door middel van een livestream kon de omgeving live meekijken met de presentatie die wij gaven vanuit ons kantoor in Drachten. Via de chat-functie was een vraag stellen geen probleem en werden die meteen beantwoordt. Er keken maar liefst 74 personen naar deze livestream!

Zo zie je maar weer dat er veel mogelijk is, maar je moet wel je kansen benutten. Want eerlijk is eerlijk, wij denken niet dat er 74 personen naar een ‘echte’ bijeenkomst waren gekomen. Op deze manier hebben meer mensen de moeite genomen om naar ons verhaal te luisteren en is er een grotere groep bereikt die goed op de hoogte is van onze plannen. En door de nieuwsbrief persoonlijk langs te brengen was de livestream de tweede keer in korte tijd een mogelijkheid om ons gezicht te laten zien.

Bekijk hier de projectwebsite, en hier de projectinformatie op onze pagina met alle projecten. En op ons YouTube kanaal is de presentatie terug te zien.