Maildieet laat organisaties weer nadenken

Een medewerker is bijna een derde van de werkweek kwijt aan het afhandelen van e-mailverkeer blijkt uit onderzoek van McKinsey & Company. Met name interne communicatie verloopt meer en meer via e-mail.

In het nieuwe werken werd eerder door vooruitstrevende ondernemers het interne e-mailverkeer reeds afgeschaft. Zij zijn klaar met de epistels van een collega die een deur verderop zit. Zodra je een reactie verwacht, is het beter om te bellen, naar elkaar toe lopen of te wachten tot de vergadering. Het is inefficiënt om het grootste gedeelte van de tijd bezig te zijn vragen te beantwoorden van eigen collega’s. Mails worden ook vaak verkeerd geïnterpreteerd. Ze zijn vaak kortaf omdat het te veel tijd kost om uitgebreid te reageren. Dit zijn een aantal van de geluiden afkomstig van o.a. platform Werken 2.0. Dit geluid wordt steeds luider.

Dat beaamt Kim Spinder, die bedrijven helpt bij het efficiënt inrichten van e-mailverkeer. ‘Als je een beetje terugdenkt, zou je meer tijd moeten overhouden omdat alles gedigitaliseerd is. Maar veel mensen zijn juist meer tijd kwijt. Ze lopen tegen de grenzen aan en zijn de hele dag aan het mailen. Als ik aan bedrijven vraag hoeveel tijd ze per dag kwijt zijn aan e-mail, is dat gemiddeld twee tot vier uur per dag. De tijd die ze overhouden om echt na te denken, is soms maximaal een kwartier per dag. Dat is natuurlijk niet de reden waarom mensen zijn aangenomen.’

Topdata
Bouwer Jansma Drachten doet e-mails inmiddels ook grotendeels in de ban. In de conservatieve bouwsector een gedurfde stap. Het aannemersbedrijf heeft hiervoor een eigen projectmanagement tool ontwikkeld: Topdata. Directeur en initiator George Kempenaar legt uit: ‘Hiermee kun je documenten met elkaar delen. Alle project- en locatie-gebonden data staat veilig in de cloud waardoor interne teams beter kunnen samenwerken. Binnen dit platform slaan wij de gehele projectadministratie op en delen we dit met de diverse in- en externe betrokkenen.
Per project of persoonlijk account wordt overzichtelijk weergegeven wie het laatste in welke map / document een update heeft gedaan, dit hoeft niet nog afzonderlijk naar iedereen te worden gecommuniceerd. Een functie in ontwikkeling is het kunnen toewijzen van taken. E-mailverkeer wordt zo nog meer beperkt.

Het programma beperkt zich niet enkel tot interne medewerkers. Ook een opdrachtgever of een onderaannemer kan rechten krijgen binnen één of meerdere mappen. Waar men dan ook is, met een internetverbinding is er altijd toegang tot de juiste gegevens. Zo werkt iedereen op het project met de juiste gegevens. ‘Wij gebruiken Topdata niet alleen bij de werken die we uitvoeren, maar ook voor meer algemene zaken zoals ons kwaliteitssysteem, de Toolboxmeeting, notulen van vergaderingen enz. Dat maakt het rustiger en overzichtelijker.’
Kempenaar is al jaren een fervent gebruiker. ‘Het is voor mij tevens belangrijk als voorbeeldfunctie. Als ik blijf mailen, geef ik m’n medewerkers bijna geen andere keuze dan om daarin mee te gaan. Het moet door alle gelederen van het bedrijf worden omarmd. Het maildieet heeft de toekomst.’

Bronnen:

Avanteers.nl
We quit mail (2014) van Kim Spinder
AD.nl
McKinsey & Company
Werken 2.0